Відрядження за кордон (поради, необхідні документи)

Перейти до Списку публікацій або переліку та опису Послуг адвоката.

Статтю опубліковано в журналі "Праця і закон", № 2 (158), лютий 2013 р.

Скачать скан версію у форматі PDF

Головна     Послуги     Публікації     Вартість послуг     Контакти        Зразки заяв

    

       Підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат  під час службового відрядження (авансом). Аванс  відрядженому працівникові  може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

       Підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження. Керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та  цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на найм  житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. В такому разі обмеження запроваджуються наказом (розпорядженням) керівника підприємства, працівника обов'язково має бути ознайомлено з цим наказом. З метою уникнення непорозумінь раджу оформляти письмово факт ознайомлення працівника з наказом про обмеження розміру витрат, наприклад, шляхом поставлення підпису працівника, прізвища, ім'я, по батькові  та дати ознайомлення з наказом.

       Отже, при направленні працівника у відрядження на підприємстві оформляються наступні документи:

       Документами, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, є, зокрема (але не виключно): запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладений договір чи контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника.

       Розглянемо тепер важливі моменти, що стосуються терміну перебування у відряджені, адже від цього залежить розмір відшкодування витрат та правильність оформлення багатьох документів. Строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів, за винятком випадків, передбачених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 N 98 ( 98-2011-п ). Днем вибуття у відрядження вважається день  відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття  з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше - наступна  доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції,  пристані,  аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи. Дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця  постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження (пункт 8 розділу 1 Інструкції).

       Фактичний час перебування у відрядженні визначається:

а) у  разі  відрядження  з України до держав,  в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відмітками про перетинання державного кордону України в паспортному документі (закордонному паспорті або документі, що його замінює), що проставляються уповноваженою службовою особою Державної прикордонної служби України, яка здійснює прикордонний контроль, за особистим зверненням відрядженої особи щодо проставлення такої відмітки;

б) у разі відрядження з України до держав, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

в) у  разі  відсутності  наказу  та відміток  відповідно до підпункту "а" цього пункту добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються. При відрядженні працівника строком на один день добові витрати відшкодовуються як за повну добу.

       За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) протягом усього часу відрядження, в тому числі й часу перебування в дорозі. Випадки, коли працівник перебуває у відрядженні за кордоном у вихідні дні, регулюються законодавством наступним чином: якщо працівник  спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються. Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку. Якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин. Слід звернути увагу, що за загальним правилом, якщо не встановлено інше, працівник після повернення з відрядження у вихідний день зобов'язаний вийти на роботу на наступний робочий день. Питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження регулюється правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства. Раджу роботодавцям чітко врегулювати ці питання у правилах внутрішнього трудового розпорядку. Незважаючи на те, що законодавство містить вимогу ознайомити працівника з правилами внутрішнього розпорядку лише один раз - при прийнятті на роботу, я б радила повторно доводити до відома працівників, що вибувають у відрядження, всі положення про відрядження, врегульовані правилами внутрішнього трудового розпорядку.

       На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. На мою думку, з метою уникнення непорозумінь та довгих судових спорів, варто ознайомлювати працівника перед відбуттям у відрядження про режим робочого часу підприємства, до якого він відряджений, письмово. Це питання є важливим, оскільки недотримання режиму робочого часу може мати як наслідок накладення дисциплінарного стягнення на працівника.

       Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством (стаття 121 Кодексу законів про працю України). Працівнику, який направлений у службове  відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи, та відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку. При відрядженні за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв'язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави. Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати  на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв'язку з таким відрядженням). Суми добових витрат для працівників  підприємств затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 N 98 ( 98-2011-п ). Вимоги щодо надання коштів на відрядження встановлено підпунктом 140.1.7 пункту 140.1 статті 140 розділу III Податкового кодексу України та іншими нормативно-правовими актами, пов'язаними із службовими відрядженнями у межах України та за кордон.

       По поверненню із відрядження працівник зобов'язаний подати звіт про використання коштів. Такий звіт подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому підзвітна особа завершує таке відрядження. За наявності надміру витрачених коштів така сума повертається працівником в касу підприємства або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.

       Проект Трудового кодексу України дещо ширше регулює питання відряджень ніж чинний Кодекс законів про працю України. Згідно статті 254 Проекту ТК України відрядження - це поїздка працівника за наказом (розпорядженням) роботодавця на певний строк для виконання роботи (доручення), що входить до трудових обов'язків працівника, за межі населеного пункту, де знаходиться його робоче місце. Поїздки працівників, пов'язані з пересувним характером роботи (стаття 255 проекту Трудового кодексу), не є відрядженнями (поняття поїздок, пов'язаних з пересувним характером роботи, є нововведенням).  Загальний строк відряджень працівника протягом року не може перевищувати 60 днів (як і в нині діючому кодексі), якщо інше не передбачено трудовим договором. Забороняється направляти у відрядження неповнолітніх працівників, вагітних жінок. Працівники із сімейними обов'язками (стаття 284 проекту Трудового  Кодексу), які мають дітей віком до п'ятнадцяти років, дитину-інваліда, здійснюють догляд за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку, можуть направлятися у відрядження тільки за їх письмовою згодою. Якщо роботодавцем не встановлено інше, на працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу тієї юридичної особи, куди працівника відряджено.  Працівники мають право на отримання компенсації у зв'язку з відрядженням. Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і у зворотному напрямку, витрати на наймання жилого приміщення та компенсуються інші витрати, передбачені трудовим законодавством. Правила щодо виплати компенсацій у зв'язку з відрядженням застосовуються і у випадках, якщо працівник постійно виконує роботу згідно з укладеним трудовим договором за місцем проживання, що знаходиться в іншому, ніж роботодавець, населеному пункті, та здійснює поїздки за наказом (розпорядженням) роботодавця до його місцезнаходження або в іншу місцевість.  За працівниками, які направлені у відрядження, протягом усього часу відрядження зберігаються місце роботи (посада) i середня заробітна плата. Заробітна плата, що підлягає виплаті працівникові в період його перебування у відрядженні, на прохання такого працівника повинна бути перерахована на визначений ним рахунок (адресу) за кошти роботодавця.  Якщо час проїзду до місця відрядження або повернення з відрядження збігається з вихідними днями, працівникові надаються інші дні відпочинку.

Опубліковано в журналі "Праця і закон", № 2( 158), лютий 2013 р.

04071 Україна, м. Київ. Тел.:(044) 339-56-03

Copyright © 2008-2021 www.vip-advocate.com.ua. All Rights Reserved.

       Позитивною для економічного розвитку є тенденція збільшення кількості іноземних представництв та компаній з іноземним капіталом в Україні. Разом зі збільшенням в Україні іноземних компаній та іноземних інвесторів збільшується кількість зовнішніх взаємовідносин сторін та як результат зростає кількість закордонних відряджень. Це потребує чіткого законодавчого регулювання. Основними нормативно-правовими актами, що регулюють порядок надання, оформлення службових відряджень в Україні, є Кодекс законів про працю України, Податковий кодекс України, наказ Міністерства фінансів України "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон" від 13.03.1998 р. № 59 (далі - Інструкція), постанова Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів".

       В цій статті розглянемо особливості відрядження за кордон. Службовим  відрядженням вважається  поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства). Службові поїздки тривалістю менше доби працівників дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довгостроковому відрядженні, що пов'язані із супроводженням українських делегацій та посадових осіб, отриманням та відправкою багажів, кур'єрської та командирської пошти в аеропортах, морських та річкових портах, на вокзалах, не вважаються відрядженнями.

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження технічного завдання, в якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат.

       Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі за формою наведеною нижче.